Kính gửi: Hiệu trưởng các trường TH, THCS trực thuộc.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác chuyên môn ở cấp TH, THCS, kể từ năm học 2016-2017, Phòng thống nhất một số số loại hồ sơ quản lí chuyên môn như sau:

     I. QUY ĐỊNH VỀ CÁC LOẠI HỒ SƠ

     1. Hồ sơ giáo viên

1.1 Kế hoạch năm học: Bao gồm kế hoạch năm học và kế hoạch hàng tháng thể hiện chỉ tiêu, nội dung công việc, biện pháp, kết quả đạt được…;

1.2 Kế hoạch tuần:

1.2.1 Đối với bậc Tiểu học: Lịch báo giảng.

1.2.2 Đối với cấp THCS: Kế hoạch tuần là tích hợp từ lịch báo giảng và kế hoạch công tác tuần; nội dung thống nhất in từ file đã nhập trên cổng TTĐT để kẹp thành tập; khuyến khích các đơn vị nên xây dựng mẫu có tích hợp phần sử dụng thiết bị dạy học. Nội dung kế hoạch tuần bao gồm: Kế hoạch giảng dạy, sinh hoạt tổ, hội họp, tập huấn, tham gia các hoạt động ngoài giờ lên lớp…

Các loại kế hoạch này được in trên giấy A4 và đóng thành một tập chung.

1.3 Kế hoạch dạy học (giáo án).

1.4 Sổ dự giờ

1.5 Sổ điểm cá nhân (đối với cấp THCS)

1.6 Sổ hội họp

1.7 Sổ tích lũy chuyên môn.

1.8 Kế hoạch sử dụng thiết bị, đồ dùng dạy học.

1.9 Sổ chủ nhiệm (nếu là giáo viên chủ nhiệm).

     2. Hồ sơ tổ chuyên môn

2.1 Kế hoạch tổ chuyên môn (gồm kế hoạch và sơ, tổng kết theo năm, tháng, tuần…

2.2  Biên bản sinh hoạt tổ chuyên môn.

2.3 Kẹp lưu hồ sơ chuyên đề: bao gồm  đăng kí các đề tài khoa học, đăng kí đề tài sáng kiến kinh nghiệm, chuyên đề, tập huấn…của tổ kèm theo lưu trữ các nội dung, đề tài đã thực hiện…

2.4 Kẹp lưu các báo cáo của tổ chuyên môn, lưu các văn bản chỉ đạo của cấp trên (theo dõi báo cáo số lượng, chất lượng; báo cáo học kì, năm học; các loại quyết định về thi đua, khen thưởng; lưu các văn bản chỉ đạo của cấp trên).

2.5 Kẹp lưu hồ sơ về công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại giáo viên, công tác tổ chức các chuyên đề, tập huấn của tổ chuyên môn ( Phiếu đánh giá giáo viên, phiếu dự giờ…).

2.6 Kẹp lưu đề kiểm tra định kỳ, học kỳ theo từng môn qua các năm học ( Các đề lưu của nhà trường phải bao gồm 3 phần: ma trận đề, đề và đáp án).

2.7 Kế hoạch sử dụng thiết bị, đồ dùng dạy học.

    3. Hồ sơ của cán bộ quản lý

3.1 Kế hoạch cá nhân của hiệu trưởng, phó hiệu trưởng.

3.2 Kế hoạch nhà trường ( đối với hiệu trưởng), Kế hoạch chuyên môn, kế hoạch HĐNGLL (đối với phó hiệu trưởng).

3.3 Sổ theo dõi và kiểm tra chuyên môn của CBQL ( kèm theo phân công đội ngũ và thời khóa biểu…).

3.4 Kế hoạch chỉ đạo, theo dõi các lĩnh vực được phân công của hiệu trưởng và phó hiệu trưởng.

3.5 Kẹp hồ sơ quy chế chuyên môn ( đối với Phó hiệu trưởng).

     4. Hồ sơ quản lí chung của nhà trường

4.1 Sổ nghị quyết của nhà trường.

4.2 Biên bản họp giao ban của nhà trường (giữa lãnh đạo nhà trường và các bộ phận chuyên môn, đoàn thể trong nhà trường).

4.3 Sổ đăng bộ học sinh.

4.4 Sổ đăng bộ giáo viên.

4.5 Hồ sơ phổ cập.

4.6 Sổ gọi tên và ghi điểm (đối với cấp THCS)

4.7 Sổ ghi đầu bài (đối với cấp THCS)

4.8 Học bạ học sinh.

4.9 Hồ sơ thi đua, khen thưởng-kỉ luật học sinh, CB-GV-NV.

4.10 Sổ quản lí cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

4.11 Sổ theo dõi học sinh bỏ học, chuyển trường.

4.12 Kẹp lưu hồ sơ thanh tra, kiểm tra giáo viên.

4.13 Kẹp lưu hồ sơ các loại công văn đi, công văn đến về chuyên môn.

4.14 Kế hoạch sử dụng thiết bị, đồ dùng dạy học.

  II. CÔNG TÁC QUẢN LÍ, LƯU TRỮ CÁC LOẠI HỒ SƠ

Để đảm bảo công tác quản lí đúng quy chế, tránh việc sửa chữa thay đổi tùy tiện, Phòng GD&ĐT và Sở GD&ĐT quy định hình thức đóng dấu giáp lai đối với các loại hồ sơ: học bạ, sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm (THCS) và sổ ghi đầu bài (THCS). Thời gian đóng dấu giáp lại được quy định từ ngày 20/9 đến ngày 10/10 hàng năm. Việc sửa chữa thông tin trong các loại hồ sơ trên phải thực hiện theo đúng quy định; những trường hợp thay mới phải có lí do chính đáng và phải được Phòng GD&ĐT kiểm tra, xác nhận.

2. Nội dung các loại hồ sơ trên phải cập nhật đúng nội dung và thời gian. Sau khi sử dụng xong, các trường phải có kế hoạch bảo quản và lưu trữ đúng quy định.

3. Căn cứ vào nội dung quy định các loại hồ sơ của giáo viên và hồ sơ tổ để nhà trường quy định các loại hồ sơ cá nhân khác trong nhà trường (như hồ sơ giáo viên-Tổng phụ trách, nhân viên…)

Công văn này thay thế cho Công văn số 111/PGD&ĐT-CM ngày 19 tháng 9 năm 2011 về việc Hướng dẫn các loại hồ sơ quản lí chuyên môn cấp tiểu học và trung học cơ sở của Phòng GD&ĐT và có hiệu lực kể từ năm học 2016-2017 cho đến khi có công văn khác thay thế./.